Debida diligencia en Panamá: qué es y por qué importa para tu empresa

Si tienes una empresa regulada en Panamá (una distribuidora, una firma legal, una inmobiliaria, una correduría o una firma contable), probablemente ya escuchaste el término 'debida diligencia'. Pero entre el lenguaje técnico, los requerimientos regulatorios y la presión del día a día, muchas empresas siguen cumpliendo de manera parcial, inconsistente, o directamente no están cumpliendo.

Este artículo explica qué es la debida diligencia en términos prácticos, qué exige la ley panameña y cómo estructurar un proceso que funcione sin frenar tu operación.

¿Qué es la debida diligencia?

La debida diligencia (o due diligence en inglés) es el proceso mediante el cual una empresa verifica quién es su cliente antes de iniciar una relación comercial, y monitorea esa relación en el tiempo. En el contexto de prevención de blanqueo de capitales (AML) y financiamiento del terrorismo, implica tres acciones concretas:

1. 1Identificar al cliente: saber quién es, qué hace y cuál es el propósito de la relación comercial.
2. 2Verificar esa identidad: con documentos, fuentes independientes o herramientas de screening.
3. 3Monitorear la relación: actualizar la información y detectar cambios o señales de alerta con el tiempo.

En la práctica, esto significa recopilar documentos, llenar formularios, correr búsquedas en listas internacionales de sanciones y personas políticamente expuestas (PEP), y mantener todo ese historial disponible para cualquier auditoría.

El marco legal en Panamá

Panamá cuenta con un marco regulatorio robusto en materia de prevención de blanqueo de capitales. Los pilares principales son:

• Ley 23 de 2015: regula las actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD) y establece las obligaciones de debida diligencia, registro de transacciones y reporte de operaciones sospechosas.
• Unidad de Análisis Financiero (UAF): la entidad responsable de supervisar el cumplimiento en Panamá. Puede imponer sanciones administrativas, multas y suspensión de licencias.
• Ley 42 de 2000 y modificaciones: aplica a entidades financieras supervisadas por la Superintendencia de Bancos.
• Compromisos internacionales: Panamá es miembro del GAFILAT (equivalente latinoamericano del FATF/GAFI) y está sujeto a evaluaciones mutuas periódicas.

¿Quién está obligado?

La ley abarca un espectro amplio de actividades. Las APNFD incluyen, entre otras:

• Abogados y firmas legales que gestionan transacciones o constituyen sociedades.
• Agentes de bienes raíces e inmobiliarias.
• Corredores de seguros y valores.
• Contadores públicos y firmas de auditoría.
• Distribuidoras que manejan clientes corporativos.
• Notarios públicos.
• Casinos y proveedores de servicios de juegos.

Si tu empresa cae en alguna de estas categorías, tienes obligaciones formales de debida diligencia. Esto no es opcional.

¿Qué implica en la práctica?

Un proceso de debida diligencia bien estructurado incluye los siguientes elementos:

1. 1Expediente del cliente: recopilar y mantener actualizada la información básica del cliente (identidad, domicilio, actividad económica, propósito de la relación).
2. 2Documentación de soporte: cédula o pasaporte vigente, comprobante de domicilio, certificado de constitución (para personas jurídicas), y cualquier otro documento que aplique según el perfil.
3. 3Beneficiario final: identificar a la persona natural que, directa o indirectamente, es dueña o controla al cliente.
4. 4Screening de listas: búsqueda en listas de PEP, sanciones internacionales (OFAC, ONU, UE) y noticias negativas.
5. 5Formularios de debida diligencia: declaración de origen de fondos, perfil transaccional y autorizaciones.
6. 6Trazabilidad: registro de quién hizo qué, cuándo y con qué resultado.

Los errores más comunes

Después de hablar con cientos de empresas reguladas en Panamá, estos son los errores que aparecen más frecuentemente:

• Hacer el proceso una sola vez al inicio y nunca actualizar la información.
• No tener un checklist estándar: cada colaborador pide cosas diferentes.
• Guardar los documentos en correos y carpetas locales, sin estructura ni accesibilidad.
• Omitir el screening de listas por falta de tiempo o herramientas.
• No documentar el beneficiario final en clientes corporativos.
• No tener evidencia descargable para auditorías.

Cómo simplificar el proceso

La buena noticia es que la debida diligencia no tiene que ser un proceso lento, manual ni costoso. Las empresas que más eficientemente la gestionan tienen en común tres cosas: un proceso estandarizado, un sistema centralizado y alertas automáticas.

Reggi fue diseñado precisamente para esto: centralizar expedientes, documentos y formularios en un solo lugar; ejecutar screening en más de 3,500 listas en segundos; y mantener trazabilidad completa de cada expediente. El resultado es un proceso que cumple con la ley sin frenar la operación.